Guide · Excel
Timeregistrering i Excel – skabelon, formler og faldgruber.
Et regneark er en fin måde at starte timeregistreringen på i et lille firma. Her får du en gratis skabelon, de formler, der skal til på dansk Excel, og et ærligt bud på, hvornår regnearket ikke rækker længere.
Hent en færdig skabelon
Begge ark regner timerne pr. linje og summen ud, når du skriver start, slut og pause. Månedsarket udfylder selv datoerne, når du skriver månedens første dato. Skal du bruge en seddel pr. opgave hos kunden, så tag arbejdsseddel-skabelonen. Arkene bruger den samme formel som herunder – kun kolonnebogstaverne er andre.
Mere om månedsarket og månedens normtid: timeseddel for en måned.
Fri til brug i dit firma. Filerne indeholder ingen makroer.
Sådan sætter du arket op
Brug én linje pr. dag og sag. Har en medarbejder været på to sager samme dag, er det to linjer.
| Kolonne | Indhold | Format |
|---|---|---|
| A | Dato | Dato |
| B | Sag eller adresse | Tekst |
| C | Start | Klokkeslæt, fx 07:00 |
| D | Slut | Klokkeslæt, fx 15:30 |
| E | Pause i minutter | Tal, fx 30 |
| F | Timer | Formel – tal med 2 decimaler |
Skriv tider med kolon, fx 07:30, så Excel genkender dem som klokkeslæt og ikke som tekst.
Formlerne – på dansk Excel
| Det skal regnes ud | Formel i F2 | Eksempel |
|---|---|---|
| Timer for en dag | =(D2-C2)*24-E2/60 | 07:00–15:30, 30 min pause = 8 |
| Arbejde over midnat | =REST(D2-C2;1)*24-E2/60 | 22:00–06:00 = 8 (uden REST: −16) |
| Tom linje viser intet | =HVIS(ELLER(C2="";D2="");"";AFRUND(REST(D2-C2;1)*24-N(E2)/60;2)) | Tom, til start og slut er skrevet |
| Sum for ugen | =SUM(F2:F8) | 38,00 |
Excel gemmer klokkeslæt som brøkdele af et døgn. Derfor ganger formlerne med 24 for at få timer, og pausen i minutter divideres med 60. Bruger du engelsk Excel, hedder funktionerne MOD, IF, OR og ROUND, og der bruges komma i stedet for semikolon. Vil du hellere vise timer og minutter end decimaltal, så brug formatet [t]:mm (på engelsk Excel [h]:mm) – ellers starter summen forfra ved 24 timer.
Eksempel: en uge i regnearket
| Dag | Start | Slut | Pause | Timer |
|---|---|---|---|---|
| Mandag | 07:00 | 15:30 | 30 | 8,00 |
| Tirsdag | 07:00 | 15:30 | 30 | 8,00 |
| Onsdag | 06:30 | 15:00 | 30 | 8,00 |
| Torsdag | 07:00 | 16:00 | 30 | 8,50 |
| Fredag | 07:00 | 12:30 | 0 | 5,50 |
| Sum | 38,00 | |||
Vil du tjekke en uge uden at åbne Excel, så brug timeseddel-beregneren. Den regner det samme ud i browseren og gemmer intet.
Typiske fejl i Excel-timesedler
- 7:45 skrevet som 7,45. 45 minutter er 0,75 time, så 7 timer og 45 minutter er 7,75.
- Tider skrevet som tekst. Står tiden i venstre side af cellen, har Excel ikke genkendt den, og formlen giver fejl.
- Summen er forkert over 24 timer. Formatet tt:mm starter forfra ved 24. Brug [t]:mm, eller regn i decimaltimer.
- Pausen trukket fra to gange – eller slet ikke. Beslut én metode, og skriv den øverst i arket.
- Formler overskrevet. Lås formelcellerne med Beskyt ark, så kun felterne til tider og pauser kan ændres.
- Flere versioner af samme fil. Når arket sendes rundt på mail, ved ingen, hvilken udgave der gælder.
Må man bruge Excel til arbejdstidsregistrering?
Loven foreskriver ikke en bestemt form. Det kan være papir, regneark eller en app, så længe systemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Medarbejderen skal kunne se sine egne tal, og oplysningerne skal gemmes i 5 år. Med et regneark skal I selv sørge for, at det bliver udfyldt løbende, at medarbejderen kan se sine tal, og at filerne bliver gemt. Bliver arket udfyldt bagefter efter hukommelsen, kan det være svært at kalde registreringen pålidelig.
Læs mere i guiden til reglerne for registrering af arbejdstid og om kravet i små virksomheder. Siden er generel information og ikke juridisk rådgivning.
Hvornår rækker Excel ikke længere?
Regnearket fungerer fint, når det er dig selv og en enkelt medarbejder. Det begynder typisk at knibe, når:
- arkene kommer ind for sent eller skal rykkes for hver uge
- timerne skal fordeles på mange sager
- du taster timerne om til løn eller regninger
- der går tid med at finde den rigtige version af filen
I Avoruni skriver medarbejderen fra–til på dagens sag på telefonen, appen regner tiden ud, og du godkender ugen om fredagen. Rettelser logges, og timerne hentes som CSV, PDF eller en lønfil, du selv importerer i lønsystemet. Dine Excel-data kan flyttes med: gem kunder, sager og timer som CSV, og brug CSV-importen. Materialer og regninger er ikke en del af Avoruni. Tilbud laver du kun som svar på en forespørgsel – se hvad Avoruni dækker, og hvad det ikke dækker. Se også fra papir til app.
Kom i gang gratis – uden kort
Er regnearket blevet for tungt? I Avoruni regner appen tiden ud, du godkender ugen om fredagen, og dine Excel-data kan importeres som CSV. Arbejder du alene, er Avoruni gratis. Er I flere: 199 kr./md (Mester, op til 3 brugere) eller 319 kr./md (Værksted) pr. firma inkl. 1 bruger + 69 kr./md pr. ekstra bruger, ekskl. moms.
Spørgsmål og svar
Hvordan regner man timer ud i Excel?
Træk starttidspunktet fra sluttidspunktet, og gang med 24: =(D2-C2)*24. Træk pausen fra i minutter divideret med 60: =(D2-C2)*24-E2/60.
Hvordan regner Excel timer over midnat?
Brug REST (MOD på engelsk Excel): =REST(D2-C2;1)*24. Så giver 22:00–06:00 8 timer i stedet for et negativt tal.
Hvorfor viser Excel en forkert sum, når ugen er over 24 timer?
Fordi formatet tt:mm starter forfra ved 24. Brug formatet [t]:mm (på engelsk Excel [h]:mm), eller regn i decimaltimer.
Må man bruge Excel til arbejdstidsregistrering?
Loven kræver ikke en bestemt form. Det kan være papir, regneark eller en app, så længe systemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Medarbejderen skal kunne se sine egne tal, og oplysningerne skal gemmes i 5 år.
Kan jeg flytte mine timer fra Excel over i Avoruni?
Ja. Gem kunder, sager og timer som CSV, og importér dem i den rækkefølge. Medarbejderne skal findes i Team først – inviteret eller importeret med knappen Importér medarbejdere – og du ser alle rækker i en forhåndsvisning, før noget gemmes.
Hvad koster Avoruni?
Nye firmaer får 6 måneder gratis, og vi beder ikke om kort. Bagefter fortsætter firmaet gratis på Svend (0 kr./md, 1 bruger), hvis du ikke lægger et kort ind. Vælger du et betalt abonnement, koster det 199 kr./md (Mester, op til 3 brugere) eller 319 kr./md (Værksted) pr. firma inkl. 1 bruger og 69 kr./md pr. ekstra bruger, ekskl. moms.
Flere sider i Gratis skabeloner og værktøjer
- Arbejdsseddel-skabelon – Udført arbejde, timer, materialer og kundens underskrift på én side.
- Timepris-beregner – Regn timeprisen ud fra løn, udgifter, debiterbare timer og fortjeneste.
- Timeseddel-beregner – Skriv start, slut og pause, og se timer, decimaltimer og ugens sum.
- Gratis timeseddel – Skabelon i Excel og PDF med dato, sag, start, slut, pause og ugesum.
- Ugeseddel-skabelon – Gratis i Excel og PDF – med eksempel på en udfyldt uge.
- Sådan udfylder man en timeseddel – Dato, sag, start, slut, pause og timer – trin for trin med eksempel.
Prøv det på dine egne sager.
6 måneder gratis for nye firmaer. Intet kort. Bagefter fortsætter firmaet gratis på Svend (0 kr./md, 1 bruger), hvis du ikke lægger et kort ind. Vælger du et betalt abonnement, koster det 199 kr./md (Mester, op til 3 brugere) eller 319 kr./md (Værksted) pr. firma inkl. 1 bruger + 69 kr./md pr. ekstra bruger, ekskl. moms. Ingen binding.
Prøv 6 måneder gratis