Sager og økonomi
Efterkalkulation for håndværkere.
Efterkalkulation er at se tilbage på en færdig sag og sammenligne det, du regnede med, med det, der faktisk blev brugt. Det kræver ikke et stort system – men det kræver, at timerne ligger på den rigtige sag.
Hvorfor efterkalkulation betaler sig
De fleste mindre håndværksfirmaer giver tilbud ud fra erfaring. Det fungerer, så længe erfaringen passer. Men hvis badeværelser altid tager to dage mere end regnet, eller små serviceopgaver altid løber en time over, opdager du det kun, hvis du kigger efter. Efterkalkulation gør mavefornemmelsen til tal.
Gevinsten kommer to steder: Du giver mere præcise tilbud næste gang, og du ser hurtigere, når en igangværende sag er ved at løbe løbsk – mens der stadig er tid til at tale med kunden om ekstraarbejde. Hos en snedker er det fx trapper og specialmøbler, der sjældent er ens, så timerne fra den sidste lignende opgave er et godt udgangspunkt for næste tilbud.
Det skal du bruge
- Tilbudte timer – hvad du regnede med pr. sag, gerne delt op i faser
- Brugte timer pr. sag – registreret dagligt af dem, der udførte arbejdet
- Din timepris – så timerne kan omregnes til kroner (brug vores timepris-beregner)
- Materialer og underleverandører – fra bogføringen eller leverandørernes regninger
Det svære er sjældent regnearket. Det svære er at få timerne registreret på den rigtige sag, samme dag. Skrives ugen ind fra hukommelsen fredag eftermiddag, bliver fordelingen mellem sagerne et gæt – og så er efterkalkulationen også et gæt.
Sådan laver du en enkel efterkalkulation
- Luk sagen. Når sidste time er skrevet, og ugen er godkendt, er tallene endelige.
- Træk timerne ud. Eksportér sagens timer, fx som CSV, så du kan arbejde videre i et regneark.
- Sammenlign med tilbuddet. Skriv tilbudte og brugte timer op ved siden af hinanden. Regn forskellen ud i timer og i procent. Er opgaven udført på akkord, kan du på samme måde se, hvad akkorden gav pr. time – se akkord eller timeløn.
- Find årsagen. Brug noter og billeder på sagen: Var der skjulte skader, ventetid på materialer, eller blev opgaven større undervejs?
- Ret din skabelon. Justér det tidsforbrug, du regner med for den type opgave, og skriv ned hvorfor.
Gør det på de fem-ti seneste sager af samme type, før du drager konklusioner. Én sag kan være uheldig; fem sager i træk er et mønster.
Typiske fund
- Opstart og oprydning er undervurderet. Kørsel, afdækning og aflevering fylder mere end man tror – især på små opgaver.
- Ekstraarbejde kommer ikke med på regningen. Små tilføjelser undervejs bliver ikke skrevet ned. Når timerne står på sagen med en note, er de lettere at tage med på regningen. Læs mere om timer ved regningsarbejde.
- Nogle opgavetyper tjener ikke penge. Det kan være fint, men det skal være et valg.
Et eksempel
Et tømrerfirma har givet tilbud på et nyt terrassegulv med 40 timer. Da sagen er afsluttet, viser timerne 52. Forskellen er 12 timer, eller 30 %. Noterne på sagen viser, at underlaget skulle rettes op på den ene side, og at der gik en halv dag med at vente på en levering. Det første burde have været afregnet som ekstraarbejde; det andet er et planlægningsspørgsmål. Næste tilbud på en terrasse regner med en buffer til underlag, og materialer bestilles en uge tidligere. Uden timer pr. sag og noter havde firmaet bare vidst, at sagen “gik lidt over”.
Sådan hjælper Avoruni
Avoruni er et enkelt værktøj til timer, sager og ugeplan. Medarbejderne skriver timer på sagen fra telefonen, med noter og billeder. Du ser timerne samlet i timeoversigten og eksporterer dem til dit regneark. Avoruni laver ikke regninger eller materialeregnskab – det bliver i dine nuværende programmer. Tilbud laver du kun som svar på en forespørgsel fra en kunde. Læs mere om sagsstyring til små håndværksfirmaer.
Regneeksempel i kroner
Med en timepris på 495 kr. ekskl. moms (fundet med timepris-beregneren) ser terrassen fra eksemplet ovenfor sådan ud:
- Tilbudt: 40 timer × 495 kr. = 19.800 kr.
- Brugt: 52 timer × 495 kr. = 25.740 kr.
- Forskel: 12 timer = 5.940 kr., som sagen ikke har dækket
Havde de 4 timer til at rette underlaget op været afregnet som ekstraarbejde (4 × 495 = 1.980 kr.), var forskellen halveret næsten med det samme. Timerne pr. sag kommer fra en timeseddel for håndværkere, hvor medarbejderne skriver timer og noter på sagen hver dag.
Kom i gang gratis – uden kort
I Avoruni ligger timerne på sagen fra starten, så du kan se, hvor mange timer der er brugt pr. sag. Arbejder du alene, er Avoruni gratis. Er I flere: 199 kr./md (Mester, op til 3 brugere) eller 319 kr./md (Værksted) pr. firma inkl. 1 bruger + 69 kr./md pr. ekstra bruger, ekskl. moms.
Spørgsmål og svar
Hvad er efterkalkulation?
Efterkalkulation er en sammenligning af det forventede og det faktiske forbrug på en sag – typisk timer, materialer og underleverandører. Formålet er at blive klogere til næste tilbud.
Hvor tit bør et lille firma efterkalkulere?
En god tommelfingerregel er at kigge på hver større sag, når den er afsluttet, og på mindre opgaver samlet en gang om måneden. Det vigtigste er, at det bliver en fast vane.
Kan jeg efterkalkulere i Excel?
Ja. Mange gør det i et regneark. Det kræver, at timerne pr. sag kan trækkes ud – fx som CSV fra Avoruni.
Laver Avoruni efterkalkulationen for mig?
Nej. Avoruni samler timer, noter og billeder på sagen og eksporterer dem. Selve sammenligningen med tilbuddet laver du i dit regneark eller regnskabsprogram.
Hvordan beregner man efterkalkulation?
Sammenlign tilbudte og brugte timer på sagen, og gang forskellen med din timepris. Fx 52 − 40 = 12 timer × 495 kr. = 5.940 kr.
Hvad er forskellen på forkalkulation og efterkalkulation?
Forkalkulationen er det, du regner med, når du giver tilbud. Efterkalkulationen er opfølgningen bagefter, hvor du sammenligner med det faktiske forbrug.
Hvad koster Avoruni?
Nye firmaer får 6 måneder gratis, og vi beder ikke om kort. Bagefter fortsætter firmaet gratis på Svend (0 kr./md, 1 bruger), hvis du ikke lægger et kort ind. Vælger du et betalt abonnement, koster det 199 kr./md (Mester, op til 3 brugere) eller 319 kr./md (Værksted) pr. firma inkl. 1 bruger og 69 kr./md pr. ekstra bruger, ekskl. moms.
Flere sider i Sager og planlægning
- Fotodokumentation – Billeder før, under og efter samlet på sagen – hent dem som ZIP eller fotorapport (PDF).
- Sagsstyring – Sager med timer, billeder og noter, ugeplan for folkene og godkendelse fredag.
- Ugeplan – Læg folk på sager i kalenderen, og lad medarbejderen se dagens sag på telefonen.
- Fraværsregistrering – Meld syg med ét tryk, og søg om fri, ferie og afspadsering i appen.
Prøv det på dine egne sager.
6 måneder gratis for nye firmaer. Intet kort. Bagefter fortsætter firmaet gratis på Svend (0 kr./md, 1 bruger), hvis du ikke lægger et kort ind. Vælger du et betalt abonnement, koster det 199 kr./md (Mester, op til 3 brugere) eller 319 kr./md (Værksted) pr. firma inkl. 1 bruger + 69 kr./md pr. ekstra bruger, ekskl. moms. Ingen binding.
Prøv 6 måneder gratis