Dokumentation
Fotodokumentation for håndværkere – billeder på sagen.
Fotodokumentation betyder, at du tager billeder før, under og efter opgaven og gemmer dem på sagen. Et billede taget på pladsen kan spare en lang diskussion senere. Men billeder i fem forskellige telefoner hjælper ingen. Fotodokumentation virker først, når billederne ligger på sagen, hvor de hører til.
Hvorfor fotodokumentation?
Billeder dokumenterer det, der ellers er svært at forklare: hvordan det så ud, før I gik i gang, hvad der gemte sig bag gipsen, og at arbejdet blev afleveret i orden. Det er nyttigt over for kunden, over for kollegaer, der overtager sagen, og når I selv skal huske detaljer måneder senere.
- Færre uenigheder om, hvad der var aftalt, og hvad der blev fundet undervejs
- Bedre grundlag for ekstraarbejde ved regningsarbejde
- Lettere aflevering – kunden kan se, hvad der er lavet
- Viden på sagen – fx føringsveje, rørføring og placering af installationer (se også VVS og elektriker)
Hvad skal fotograferes?
Lav en fast vane, så det ikke afhænger af, om nogen lige kommer i tanke om det:
- Før. Oversigtsbillede af rummet eller området og nærbilleder af eksisterende skader.
- Under. Alt, der bliver skjult: rør, kabler, fugtspærre, armering, isolering og samlinger.
- Afvigelser. Skjulte skader, forkerte mål og alt, der kræver ekstraarbejde – helst med en kort note.
- Efter. Det færdige arbejde, gerne fra samme vinkel som før-billedet.
Et godt tip: Tag et oversigtsbillede først og nærbilledet bagefter. Så kan man se, hvor detaljen sidder.
Billeder i telefonen er ikke dokumentation
Hvis billederne ligger i medarbejdernes private kamerarulle, er de svære at finde og forsvinder, når en medarbejder stopper. De er heller ikke knyttet til en sag eller en dato, man kan stole på. Saml dem i stedet på sagen sammen med timer og noter – så er alt om opgaven ét sted, og alle med adgang kan finde det.
Husk også, at billeder kan vise personer eller private hjem. Fotografér det, der er relevant for opgaven, og undgå at få kunder eller andre med i billedet unødigt.
Sådan bruger I billederne
- Ved ekstraarbejde: Vis kunden billedet, før I går videre, og skriv aftalen i en note.
- Ved regning: Brug billeder og timer på sagen som grundlag, og hent sagens fotos samlet som ZIP eller fotorapport (PDF).
- Ved efterkalkulation: Billederne forklarer ofte, hvorfor sagen tog længere tid.
- Ved overdragelse: En kollega, der overtager sagen, kan se, hvor langt man er nået.
En fast rutine på pladsen
Den nemmeste måde at få fotodokumentation til at ske er at gøre den til en del af dagens afslutning. Når timerne skrives ind om eftermiddagen, tager medarbejderen samtidig to-tre billeder af dagens arbejde og skriver en linje om, hvad der er lavet. Det tager et par minutter og giver en dagbog for sagen, som alle kan slå op i. Mester kan gennemgå billederne, når ugen godkendes, og se fremdriften uden at køre ud på pladsen.
Sådan hjælper Avoruni
I Avoruni tager medarbejderen billeder fra telefonen direkte på dagens sag. De ligger sammen med timer og noter, så de er ved hånden, når der skal skrives regning eller afleveres. Timerne kan hentes som lønfil, CSV eller PDF, og sagens fotos samlet som ZIP. Avoruni er et værktøj til timer, sager og ugeplan – ikke et kvalitetssikringssystem. Tilbud laver I kun som svar på en forespørgsel. Se også timeføring på sagen, sagsstyring til små firmaer og den digitale timeseddel.
Kommer I fra billeder i sms-tråde og fælles mapper, kan I starte med de nye sager og lade de gamle ligge. Efter et par uger er det blevet vane, og der er ét sted at lede, når kunden ringer med et spørgsmål.
Skal kunden skrive under på, hvad der er lavet, så se vores gratis arbejdsseddel-skabelon – underskrift er ikke en del af Avoruni.
Kom i gang gratis – uden kort
Opret firmaet, invitér folkene og se, om det passer. Arbejder du alene, er Avoruni gratis. Er I flere: 199 kr./md (Mester, op til 3 brugere) eller 319 kr./md (Værksted) pr. firma inkl. 1 bruger + 69 kr./md pr. ekstra bruger, ekskl. moms.
Spørgsmål og svar
Hvor skal håndværkerens billeder gemmes?
Helst på den sag, de hører til, sammen med timer og noter – ikke i medarbejdernes private telefoner.
Kan medarbejderen tage billeder direkte i Avoruni?
Ja. Billeder tages fra telefonen og lægges på sagen sammen med timer og noter.
Kan jeg få billederne ud igen?
Ja. Sagens fotos kan hentes samlet som ZIP eller som fotorapport (PDF).
Hvad skal jeg fotografere undervejs?
Alt, der bliver skjult – rør, kabler, fugtspærre, armering, isolering og samlinger – og afvigelser som skjulte skader eller forkerte mål, helst med en kort note.
Hvad skal jeg fotografere før en opgave?
Et oversigtsbillede af området og nærbilleder af eksisterende skader eller forhold, der kan give anledning til diskussion senere.
Hvad koster Avoruni?
Nye firmaer får 6 måneder gratis, og vi beder ikke om kort. Bagefter fortsætter firmaet gratis på Svend (0 kr./md, 1 bruger), hvis du ikke lægger et kort ind. Vælger du et betalt abonnement, koster det 199 kr./md (Mester, op til 3 brugere) eller 319 kr./md (Værksted) pr. firma inkl. 1 bruger og 69 kr./md pr. ekstra bruger, ekskl. moms.
Flere sider i Sager og planlægning
- Sagsstyring – Sager med timer, billeder og noter, ugeplan for folkene og godkendelse fredag.
- Ugeplan – Læg folk på sager i kalenderen, og lad medarbejderen se dagens sag på telefonen.
- Fraværsregistrering – Meld syg med ét tryk, og søg om fri, ferie og afspadsering i appen.
- Efterkalkulation – Sammenlign tilbudte og brugte timer pr. sag, og regn bedre næste gang.
Prøv det på dine egne sager.
6 måneder gratis for nye firmaer. Intet kort. Bagefter fortsætter firmaet gratis på Svend (0 kr./md, 1 bruger), hvis du ikke lægger et kort ind. Vælger du et betalt abonnement, koster det 199 kr./md (Mester, op til 3 brugere) eller 319 kr./md (Værksted) pr. firma inkl. 1 bruger + 69 kr./md pr. ekstra bruger, ekskl. moms. Ingen binding.
Prøv 6 måneder gratis