Tidsregistrering af medarbejdere.

1. Aftal reglerne, før I starter. Hvornår skal timerne skrives (samme dag), hvordan føres en dag med to sager, hvordan skrives en pause, I ikke får løn for, og hvem melder fravær til hvem. Skriv det ned på et halvt A4-ark, så alle har det samme svar.
2. Fortæl medarbejderne, hvad der registreres. Som arbejdsgiver behandler du personoplysninger, når du registrerer arbejdstid, og medarbejderne skal vide, hvad der gemmes, og hvorfor. I Avoruni er det de timer, sager og det fravær, medarbejderen selv skriver ind – ingen GPS-sporing. Læs om tidsregistrering og GDPR.
3. Opret sagerne og invitér holdet. Læg de aktuelle sager ind, og skriv navn og mail på hver medarbejder. De får et link, logger ind og lægger appen på hjemmeskærmen. Kommer I fra regneark, kan medarbejdere, kunder og sager importeres fra CSV.
4. Kør en prøveuge. Lad alle skrive timer i appen i en uge, mens I evt. stadig har papiret. Se fredag, om tallene passer, og ret aftalerne, hvor der er tvivl.
5. Gør fredagen fast. Hver fredag ser du ugen igennem, retter det, der er forkert, og godkender. Så er lønperioden klar, når den slutter.

Vil du have en plan for selve skiftet fra papir, så se fra papirtimesedler til app.

Du lægger ugeplanen, så folkene ved, hvor de skal hen, og flytter sager, når noget ændrer sig – se ugeplan. Mangler en medarbejder timer, får han en påmindelse på hverdage, og du ser det i ugeoversigten.

Om fredagen ser du ugen for hele holdet: timer i alt, godkendt og det, der mangler i forhold til normtiden. Du retter en forkert sag eller tid, og rettelsen bliver logget med, hvem der ændrede hvad. Derefter godkender du én medarbejder ad gangen eller alle på én gang – se godkendelse af timer.

Til lønnen vælger du perioden og henter de godkendte timer som en lønfil, du selv importerer i dit lønsystem, eller som regneark (CSV) og PDF til bogholderen. Lønfilen deler timerne i normaltimer og overtid ud fra jeres ugegrænse (37 timer som standard), og sygdom og ferie kommer på hver sin lønart. Filformatet er ikke testet mod det enkelte lønsystem, så lav en prøveimport med én lønperiode først. Se timeseddel til løn.

• Timerne skrives fredag efter hukommelsen. Så bliver det et gæt. Aftal, at det sker samme dag, og brug påmindelsen – se påmindelse om timeseddel.
• Alt på én sag. Det er nemmest, men så kan du ikke se, hvad den enkelte opgave tog.
• Fravær står ikke nogen steder. En tom dag kan være sygdom, fri eller glemte timer. Registrér fraværet samme sted som timerne.
• Ingen godkender. Bliver ugen ikke set igennem, finder I fejlene først, når lønnen er lavet.
• Registreringerne gemmes ikke. Hent perioden som regneark eller PDF, og gem filerne hos jer selv, så I kan vise dem i 5 år.